Edenred är en global aktör med verksamhet i ett 40-tal länder. I Sverige och Finland lever Delicard som ett eget produktben, en modern gåvokortsplattform för företag med fokus på flexibilitet, valfrihet och en smidig upplevelse för både avsändare och mottagare.

Bakom varje levererat gåvokort finns en komplex logik av orderflöden, personalisering och leveranskrav. Och mitt i det, ett samarbete som har vuxit fram under mer än ett decennium.

En integration som rullar varje morgon

Varje dag klockan fem på morgonen sker ett automatiserat flöde från Edenreds plattform till KGM. En tryckfil med alla dagens beställningar skickas med information om antal kort, adresser, hälsningar och exakt hur varje leverans ska produceras och paketeras.

Det är ett flöde som i grunden är helt automatiserat. Men det är också ett flöde där undantagen är minst lika viktiga som standarden.

– Det är mycket som bara rullar. Men det händer alltid saker runt omkring. Något ska gå snabbare, något ska specialanpassas. Då är det avgörande att vi kan prata direkt och lösa det.

KGM tar över hela den fysiska kedjan, från tryck och personalisering till packning och distribution. Ett upplägg som för Helena inte känns som en extern leverantör.

– Det känns nästan som en egen avdelning – som att ni är en del av vårt team.

När högsäsongen slår till på riktigt

Delicard är en starkt säsongsdriven produkt. Den absoluta merparten av volymerna skickas inför jul, under ett fåtal veckor där tempot är extremt högt och kraven ännu högre.

Det är då samarbetet sätts på prov.

– Ibland pratar jag med KGM tre gånger om dagen. Det är inte för att något inte fungerar, utan för att det händer saker. Det är undantagen vi löser tillsammans.

I den typen av lägen blir snabbhet och tillgänglighet avgörande. Men också arbetssättet.

– Det är inga långa mejltrådar eller ärendenummer. Jag hör av mig och får svar. Rakt, snabbt och tydligt. Det är så vi kan hålla tempot.

Noggrannheten som bygger förtroende

En av de saker Helena återkommer till är precisionen i leveranserna. I en affär där varje gåvokort representerar ett värde, både ekonomiskt och för mottagaren, är marginalerna små.

Och det är ofta i detaljerna det avgörs.

– Packteamet reagerar om något ser konstigt ut. Det kan vara en hälsning som verkar felstavad eller något som inte riktigt stämmer. Då stannar de upp och frågar.

Det är ett arbetssätt som inte bara fångar upp fel, utan också bygger trygghet.

– Jag litar väldigt mycket på att det blir rätt. Och det är en otrolig trygghet när allt ska gå så fort.

Säkerhet som en grundförutsättning

Edenred ställer höga krav på säkerhet, inte minst eftersom produkterna i grunden är värdehandlingar. Här har KGM:s arbetssätt och certifieringar varit en viktig del av samarbetet.

Revisioner, kontroller och kravställning är en naturlig del av vardagen. Och ibland leder det till konkreta förändringar i produktionen.

– Om vi identifierar ett område som har förbättringspotential så arbetar vi tillsammans för att genomföra dem.

Att kunna visa upp strukturer, processer och certifieringar är en sak. Att omsätta det i praktiken, varje dag, är något annat.

En kontaktväg – inte ett ärende

En tydlig del av samarbetet är hur kommunikationen fungerar. För Helena är det avgörande att ha en kontaktperson som känner affären, flödena och behoven.

– Jag vill inte vara ett ärende. Jag vill kunna ringa någon som vet vad vi gör.

Samtidigt finns det en trygghet i hur KGM organiserar sitt arbete, med backup-funktioner som gör att inget faller mellan stolarna.

”Jag märker kanske inte ens om någon är borta. Det fungerar ändå.”

Ett samarbete som bara ska fungera

Det kanske tydligaste kvittot på ett fungerande samarbete är när det knappt märks.

När flödena rullar. När leveranserna stämmer. När frågorna får svar direkt.

– Egentligen är det bästa när vi inte behöver höras. Då vet man att allt bara fungerar.

Men när det väl behövs finns tillgängligheten, tempot och kompetensen där.

Och det är just där, i kombinationen av automation och mänsklig närvaro, som samarbetet mellan Edenred och KGM verkligen tar form.