Allt fler dokument skapas, skickas och lagras digitalt. Samtidigt ökar kraven på att information ska kunna hittas, följas upp och sparas under lång tid. Archive är KGM’s tjänst för digital arkivering och en naturlig del av våra kommunikationsflöden.
Arkivering som en
del av processen
När vi producerar, distribuerar eller hanterar dokument kan de samtidigt lagras i Archive. Ni slipper separata rutiner och minskar behovet av manuella moment. Arkiveringen blir en del av det ordinarie flödet.
Hitta det du söker
Dokument indexeras och görs sökbara via vår applikation. Det gör det enklare att hitta rätt information, följa historik och få tillgång till dokument när de behövs. Oavsett om det handlar om fakturor, kundkommunikation eller andra verksamhetsdokument finns informationen samlad på ett ställe.
Lagring med
långsiktigt ansvar
Vi tar ansvar för lagring, tillgänglighet och gallring enligt överenskomna regler. Archive är byggt för att fungera över tid och kan anpassas efter verksamhetens krav på lagring, åtkomst och efterlevnad.
När är det
rätt med Archive?
Archive passar när ni vill att den som skapar eller distribuerar dokument också ansvarar för arkiveringen. Om vi redan hanterar era dokumentflöden kan arkivering ske automatiskt utan extra administration. Ni slipper bygga en egen arkivlösning och får ett arkiv som fungerar som en del av helheten.
Detta får du
med Archive.
En kontakt som håller ihop helheten. Inloggning till Archive där ni kan söka, hitta och följa dokument. Möjlighet att integrera egna system mot tjänsten och automatisera lagring utan manuella arbetsmoment.
Fakta om
Archive.
Bokföringsmaterial måste normalt sparas i minst sju år enligt svensk lagstiftning. För många verksamheter innebär det stora mängder dokument som behöver vara sökbara och tillgängliga under lång tid.
Frågor och svar
Ja. Archive kan användas för dokument från flera olika källor. Genom integrationer eller import kan även dokument som skapats i andra system lagras och göras sökbara i samma arkiv.
Det bestämmer ni. Archive kan lagra dokument under den tid som verksamheten eller lagstiftningen kräver. När lagringstiden löpt ut kan dokument gallras enligt överenskomna regler.
Åtkomst styrs av behörigheter. Ni bestämmer vilka användare som ska kunna söka, läsa eller administrera dokument i arkivet.
Ja. Archive kan integreras med affärssystem, kundsystem och andra verksamhetsapplikationer. Det gör att dokument kan arkiveras automatiskt utan manuella arbetsmoment.
Nej. Många kunder använder Archive tillsammans med våra distributions- och betaltjänster, men arkivet kan även användas för andra typer av dokument och informationsflöden.
Dokumenten indexeras och görs sökbara via Archive. Det gör att ni snabbt kan hitta rätt dokument utifrån exempelvis datum, mottagare, referens eller annan tillgänglig metadata.
När produktion, distribution och arkivering hanteras i samma flöde minskar risken för fel och manuella moment. Dokumentet kan arkiveras automatiskt direkt när det skapas eller skickas, vilket förenklar både administration och ansvar.
Vill du att vi kontaktar dig? Lämna dina uppgifter så återkommer vi.
Tack för ditt meddelande
-
Register
KGM Register hjälper dig att hålla ordning på vilka mottagare som kan ta emot digitala fakturor och på vilket sätt. Det är ett register där du kan slå upp mottagare innan distribution, så att varje faktura skickas via rätt kanal från början. Det minskar manuellt arbete och ger bättre träffsäkerhet i din distribution. Register som…
Läs mer
-
Logistics
Logistics hos KGM handlar om att lagra, hantera och distribuera trycksaker och närliggande produkter på ett enkelt och kontrollerat sätt. Många organisationer producerar material som ska användas över tid – broschyrer, kuvert, blanketter eller kampanjmaterial. I stället för att fylla egna kontor eller lager kan materialet ligga hos oss och plockas fram när det behövs.…
Läs mer
-
Inhouse studio
Ibland finns idén och innehållet klart, men tiden eller resurserna saknas för att sätta ihop ett färdigt original. Då kan Inhouse Studio hos KGM hjälpa till. Vi stöttar med produktion av tryckoriginal och anpassar materialet så att det fungerar i den faktiska produktionen, oavsett om det ska tryckas, printas eller distribueras i flera kanaler. Produktion…
Läs mer
-
Nytt uttryck för oss som alltid varit detsamma
KGM har utvecklat sitt erbjudande, men varumärket speglade inte längre verksamheten. Nu lanseras en ny identitet och webbplats som tydligare visar samma företag med samma värderingar, kompetens och människor.
Läs mer
-
Välkommen till KGM Connect
Välkommen till KGM Connect den 17 september – en eftermiddag med seminarier, marknadsinsikter och inspiration om framtidens kommunikation, distribution och betalningar tillsammans med ledande partners.
Läs mer
-
KGM omvandlar restmaterial till nytta
Genom vårt samarbete med Stena Recycling får pappersrullar från vår produktion nytt liv hos bland annat förskolor, barnsjukhus och hjälporganisationer, ett enkelt initiativ med stor nytta.
Läs mer
-
Nytt utseende. Samma tjänster. Tydligare namn.
Vi har lanserat en ny webbplats och gjort våra tjänster enklare att hitta. Portalen blir Connect och flera tjänster får tydligare namn – samma funktioner, men med ett mer enhetligt språk.
Läs mer
-
Säljare till Stockholms – TILLSATT
Vill du skapa nya affärer och bygga långsiktiga kundrelationer? Hos KGM får du ansvar för hela säljprocessen, stor frihet i ditt arbete och möjlighet att växa tillsammans med ett erfaret team.
Läs mer